Você sabe o que é Organização Patrimonial?

Vamos deixar você bem informado e capaz de distinguir as diversas expressões no mundo da Gestão Patrimonial. Neste primeiro post da série veremos as principais características da Organização Patrimonial.De maneira simplista é o ato de organizar os bens de uma entidade, que pode ser uma pessoa juridica ou uma pessoa física, e consiste em identificar cada bem com uma etiqueta numerada que se relaciona a um item cadastrado no sistema de controle patrimonial. Vamos as principais etapas.Inventário dos bensEsta é a etapa mais básica e mais sensível do trabalho, pois se começar mal vai influenciar até o final do projeto. O inventário dos bens é a atividade central, que consiste em:

• Levantamento dos bens através de planilhas manuais ou eletrônicas, colentando o máximo de dados possível de suas características;
• Colocação de etiquetas, que podem ser metálicas ou de material  flexível, com código de barras, QR code ou até com rádio frequência;
• Captura de fotos.

Cadastro ContábilPara as empresas que não possuem o cadastro Contábil individualizado é necessario a composição desse cadastro, que inclui:

• Relacionar item a item as aquisições do imobilizado desde o inicio das atividades da entidade ou o desde o período mais antigo possível;
• Acompanhar essas aquisições pelo razão contábil com vistas para o fechamento de saldo;
• Verificar a existência física das notas fiscais de aquisição para coleta de informações sobre os bens e arquivamento das mesmas em separado.

Conciliação do Inventário com o Cadastro ContábilConsiste em cruzar as informações dos itens inventariados com um respectivo item no cadastro contábil. Cada bem inventariado deverá ter um item correspondente no cadastro contábil e vice e versa, confirmando assim a existência física e contábil dos bens.Esgotadas todas as possibilidades de conciliação, normalmente haverão bens nas seguintes condições:

• Bens devidamente conciliados (bens Ok);
• Bens inventariados sem correspondente contábil (sobras físicas);
• Bens contabilizados sem correspondente físico (sobras contábeis).

Cabe ao responsável técnico do trabalho de Organização Patrimonial atestar as condições acima e propor os ajustes necessários.Saneamento da base contábilÉ o momento de processar as divergências (condições dos bens) encontradas e sanear o cadastro contábil do imobilizado de acordo com os ajustes propostos. Em suma seria a execução da limpeza e regularização do cadastro de itens deixando-o pronto para a importação do sistema de controle patrimonial.Importação em sistema de controle patrimonialCom todas as informações processadas é hora de importar para dentro do sistema de controle patrimonial, sendo que algumas empresas podem querer digitar manualmente, item a item no sistema.Orientamos que após a importação ou digitação, se faça uma conferência aleatória de uma parcela significativa de itens a fim de confirmar se tudo ocorreu perfeitamente. Outra conferência necessária é a de saldos por conta contábil.Continuidade do controle patrimonialPor fim, cumpridas todas as etapas descritas acima, é importante a continuidade do controle patrimonial, ou seja, os bens a medida que vão sendo adquiridos devem entrar numa sistemática que consiste basicamente em:

• Etiquetar os bens novos;
• Digitação dos itens novos no sistema;
• Baixa de itens vendidos, sucateados ou desaparecidos;
• Transferências de bens entre setores ou centros de custos;
• Cálculo das depreciações conforme a vida útil dos bens.

Esta é uma forma de organização, mas antes de tudo, uma forma de transparência que eleva o nível de confiabilidade das organizações.A R3 Assessoria Patrimonial trabalha com esta visão, ajudando seus clientes a conquistarem excelência na suas operações.Para mais informações ligue (48) 3372-2298 ou passe uma mensagem clicando AQUI.Alberto Ribeiro – Diretor