Você sabe o que é Organização Patrimonial?

Vamos deixar você bem informado e capaz de distinguir as diversas expressões no mundo da Gestão Patrimonial. Neste primeiro post da série veremos as principais características da Organização Patrimonial.

De maneira simplista é o ato de organizar os bens de uma entidade, que pode ser uma pessoa juridica ou uma pessoa física, e consiste em identificar cada bem com uma etiqueta numerada que se relaciona a um item cadastrado no sistema de controle patrimonial. Vamos as principais etapas.

Inventário dos bens

Esta é a etapa mais básica e mais sensível do trabalho, pois se começar mal vai influenciar até o final do projeto. O inventário dos bens é a atividade central, que consiste em:

  • Levantamento dos bens através de planilhas manuais ou eletrônicas, colentando o máximo de dados possível de suas características;
  • Colocação de etiquetas, que podem ser metálicas ou de material  flexível, com código de barras, QR code ou até com rádio frequência;
  • Captura de fotos.

Cadastro Contábil

Para as empresas que não possuem o cadastro Contábil individualizado é necessario a composição desse cadastro, que inclui:

  • Relacionar item a item as aquisições do imobilizado desde o inicio das atividades da entidade ou o desde o período mais antigo possível;
  • Acompanhar essas aquisições pelo razão contábil com vistas para o fechamento de saldo;
  • Verificar a existência física das notas fiscais de aquisição para coleta de informações sobre os bens e arquivamento das mesmas em separado.

Conciliação do Inventário com o Cadastro Contábil

Consiste em cruzar as informações dos itens inventariados com um respectivo item no cadastro contábil. Cada bem inventariado deverá ter um item correspondente no cadastro contábil e vice e versa, confirmando assim a existência física e contábil dos bens.

Esgotadas todas as possibilidades de conciliação, normalmente haverão bens nas seguintes condições:

  • Bens devidamente conciliados (bens Ok);
  • Bens inventariados sem correspondente contábil (sobras físicas);
  • Bens contabilizados sem correspondente físico (sobras contábeis).

Cabe ao responsável técnico do trabalho de Organização Patrimonial atestar as condições acima e propor os ajustes necessários.

Saneamento da base contábil

É o momento de processar as divergências (condições dos bens) encontradas e sanear o cadastro contábil do imobilizado de acordo com os ajustes propostos. Em suma seria a execução da limpeza e regularização do cadastro de itens deixando-o pronto para a importação do sistema de controle patrimonial.

Importação em sistema de controle patrimonial

Com todas as informações processadas é hora de importar para dentro do sistema de controle patrimonial, sendo que algumas empresas podem querer digitar manualmente, item a item no sistema.

Orientamos que após a importação ou digitação, se faça uma conferência aleatória de uma parcela significativa de itens a fim de confirmar se tudo ocorreu perfeitamente. Outra conferência necessária é a de saldos por conta contábil.

Continuidade do controle patrimonial

Por fim, cumpridas todas as etapas descritas acima, é importante a continuidade do controle patrimonial, ou seja, os bens a medida que vão sendo adquiridos devem entrar numa sistemática que consiste basicamente em:

  • Etiquetar os bens novos;
  • Digitação dos itens novos no sistema;
  • Baixa de itens vendidos, sucateados ou desaparecidos;
  • Transferências de bens entre setores ou centros de custos;
  • Cálculo das depreciações conforme a vida útil dos bens.

Esta é uma forma de organização, mas antes de tudo, uma forma de transparência que eleva o nível de confiabilidade das organizações.

A R3 Assessoria Patrimonial trabalha com esta visão, ajudando seus clientes a conquistarem excelência na suas operações.

 

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Alberto Ribeiro – Diretor

 

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